Kho ngoại quan là gì? Quy định, chức năng và cách hoạt động

Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi được sử dụng để lưu giữ hàng hóa theo chế độ hải quan, phục vụ nhu cầu chờ xuất khẩu, nhập khẩu vào Việt Nam hoặc xuất khẩu sang nước thứ ba. Đây là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng quốc tế, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lưu giữ, phân phối và điều phối hàng hóa xuất nhập khẩu.

Không giống kho lưu trữ thông thường, hàng hóa tại kho ngoại quan chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan và việc đưa hàng vào, đưa hàng ra phải tuân thủ quy định về thủ tục hải quan.

1. Kho ngoại quan là gì?

Theo khoản 10 Điều 4 Luật Hải quan 2014, kho ngoại quan là khu vực kho, bãi lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu; hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam.

Hiểu đơn giản, kho ngoại quan là nơi doanh nghiệp có thể đưa hàng hóa vào lưu giữ trong một khoảng thời gian trước khi xác định hoặc thực hiện bước tiếp theo của quá trình xuất nhập khẩu, nhưng hàng hóa vẫn nằm dưới chế độ quản lý, giám sát hải quan.

Có thể hình dung như sau: 

Hàng từ nước ngoài => Kho ngoại quan => Việt Nam

hoặc: 

Hàng từ nước ngoài => Kho ngoại quan => Nước thứ ba

hoặc: 

Hàng xuất khẩu Việt Nam => Kho ngoại quan => Cửa khẩu => Nước ngoài

Điểm quan trọng là kho ngoại quan không đơn thuần là một nhà kho cho thuê. Đây là một loại hình kho bãi có chế độ quản lý hải quan riêng.

2. Kho ngoại quan dùng để làm gì?

Kho ngoại quan được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau của hoạt động xuất nhập khẩu.

2.1. Lưu giữ hàng nhập khẩu chờ đưa vào Việt Nam

Doanh nghiệp có thể đưa hàng từ nước ngoài vào kho ngoại quan trong trường hợp hàng chưa đưa ngay vào thị trường Việt Nam.

Ví dụ:

Nhà sản xuất Trung Quốc => Cảng Việt Nam => Kho ngoại quan => Nhà máy tại Việt Nam

Doanh nghiệp có thêm thời gian để chuẩn bị kế hoạch nhập hàng, phân phối hoặc thực hiện các thủ tục cần thiết.

2.2. Chờ xuất khẩu sang nước thứ ba

Đây là một trong những trường hợp điển hình.

Ví dụ:

Nhà cung cấp => Việt Nam => Kho ngoại quan => Thái Lan

Hàng hóa được đưa vào kho ngoại quan để chờ tiếp tục xuất sang thị trường khác.

2.3. Lưu giữ hàng xuất khẩu

Hàng hóa từ Việt Nam đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu có thể được đưa vào kho ngoại quan để chờ xuất khẩu. Quy định hiện hành cũng xác định hàng hóa từ nội địa đưa vào kho ngoại quan bao gồm hàng xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan chờ xuất khẩu và hàng hết thời hạn tạm nhập phải tái xuất.

3. Những loại hàng hóa nào được gửi kho ngoại quan?

Theo quy định tại Điều 85 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, được sửa đổi theo quy định hiện hành, hàng hóa có thể gửi kho ngoại quan bao gồm các nhóm chính như:

Nhóm hàng	Mục đích
Hàng từ nước ngoài	Chờ làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam
Hàng từ nước ngoài	Chờ xuất khẩu sang nước thứ ba
Hàng của chủ hàng nước ngoài	Chưa ký hợp đồng bán cho doanh nghiệp tại Việt Nam
Hàng xuất khẩu của Việt Nam	Đã hoàn thành thủ tục hải quan và chờ xuất khẩu
Hàng hết thời hạn tạm nhập	Chờ tái xuất

Tuy nhiên, không phải mọi loại hàng hóa đều được phép đưa vào kho ngoại quan.

Một số nhóm không được gửi gồm:

• Hàng giả mạo nhãn hiệu hoặc tên gọi xuất xứ Việt Nam.
• Hàng hóa gây nguy hiểm cho người hoặc gây ô nhiễm môi trường.
• Hàng cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu, trừ trường hợp được phép theo quy định.
• Một số hàng hóa khác thuộc danh mục hạn chế theo quy định từng thời kỳ.

Do đó, trước khi thuê kho ngoại quan, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách mặt hàng và quy định chuyên ngành áp dụng cho từng loại hàng.

4. Kho ngoại quan khác gì kho thường?

Đây là điểm rất quan trọng khi giải thích khái niệm.

Tiêu chí	Kho ngoại quan	Kho thông thường
Chức năng	Lưu giữ hàng theo chế độ hải quan	Lưu trữ hàng hóa
Quản lý	Chịu giám sát hải quan	Do doanh nghiệp quản lý
Đối tượng hàng	Chủ yếu hàng hóa liên quan XNK theo quy định	Hàng nội địa hoặc hàng đã hoàn thành thủ tục phù hợp
Đưa hàng vào/ra	Phải thực hiện thủ tục theo quy định	Theo quy trình doanh nghiệp
Camera/giám sát	Có yêu cầu phục vụ quản lý hải quan	Tùy nhu cầu
Phần mềm quản lý	Có yêu cầu đáp ứng kết nối/kết xuất dữ liệu theo quy định	Tùy doanh nghiệp
Thời gian lưu hàng	Theo thời hạn pháp luật quy định	Theo thỏa thuận/chính sách doanh nghiệp
Kiểm tra hải quan	Có	Không phải trường hợp thông thường
Mục tiêu	Hỗ trợ hoạt động XNK và quản lý hàng hóa	Lưu trữ/phân phối

Nói ngắn gọn: Kho thường tập trung vào quản lý và lưu trữ hàng hóa, còn kho ngoại quan vừa thực hiện chức năng lưu giữ vừa chịu chế độ quản lý, giám sát hải quan.

5. Kho ngoại quan khác kho trung chuyển như thế nào?

Hai khái niệm này cũng thường bị nhầm lẫn.

Tiêu chí	Kho ngoại quan	Kho trung chuyển
Bản chất	Loại hình kho chịu quản lý hải quan	Mô hình logistics
Mục tiêu	Lưu giữ hàng theo chế độ hải quan	Gom, chia và chuyển tiếp hàng
Đối tượng hàng	Hàng hóa thuộc phạm vi quy định về kho ngoại quan	Có thể là hàng nội địa hoặc quốc tế
Giám sát hải quan	Có	Không mặc nhiên
Thời gian lưu	Theo quy định pháp luật	Phụ thuộc mô hình vận hành
Hoạt động chính	Lưu giữ, bảo quản, một số dịch vụ được phép	Nhận - phân loại - staging - chuyển tiếp
Cross Docking	Có thể áp dụng trong một số trường hợp	Có thể là hoạt động chính

Như vậy:

• Kho ngoại quan nhấn mạnh vào chế độ hải quan.
• Kho trung chuyển nhấn mạnh vào vai trò luân chuyển hàng hóa.

Một kho có thể vừa đóng vai trò trong mạng lưới trung chuyển vừa là kho ngoại quan nếu đáp ứng các điều kiện và chế độ quản lý tương ứng.

Tìm hiểu thêm: Kho trung chuyển là gì? Vai trò, quy trình và cách vận hành hiệu quả

6. Quy trình hoạt động của kho ngoại quan

Quy trình cơ bản có thể hình dung như sau:

Bước 1: Đưa hàng đến kho

Hàng hóa được vận chuyển từ:

• Cửa khẩu.
• Cảng biển.
• Cảng hàng không.
• Khu vực sản xuất.
• Các địa điểm được phép khác.

 

Bước 2: Làm thủ tục đưa hàng vào kho

Hàng hóa đưa vào, đưa ra kho ngoại quan phải thực hiện thủ tục hải quan theo quy định.

Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra

Kho tiếp nhận hàng và cập nhật thông tin:

• Tên hàng.
• Chủng loại.
• Số lượng.
• Tình trạng hàng.
• Tờ khai.
• Thời điểm nhập kho.
• Vị trí lưu trữ.

 

Bước 4: Lưu giữ và bảo quản

Hàng được bố trí vào khu vực phù hợp.

Đối với hàng yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt, kho ngoại quan chuyên dùng phải đáp ứng điều kiện phù hợp với loại hàng hóa.

Bước 5: Thực hiện các dịch vụ được phép

Tùy trường hợp, hàng hóa có thể thực hiện một số hoạt động như:

• Gia cố.
• Chia gói.
• Đóng gói bao bì.
• Đóng ghép hàng hóa.
• Phân loại phẩm cấp.
• Bảo dưỡng.
• Lấy mẫu.
• Chuyển quyền sở hữu.

 

Riêng kho chuyên dùng chứa hóa chất, xăng dầu có thể thực hiện pha chế, chuyển đổi chủng loại khi đáp ứng yêu cầu quản lý chuyên ngành và hải quan.

Bước 6: Đưa hàng ra khỏi kho

Hàng có thể được vận chuyển từ kho ngoại quan đến Việt Nam hoặc kho ngoại quan đến Nước thứ ba hoặc Kho ngoại quan đến cửa khẩu xuất

Việc đưa hàng ra khỏi kho tiếp tục chịu sự quản lý, giám sát và thực hiện thủ tục theo quy định.

7. Kho ngoại quan được phép thực hiện những dịch vụ gì?

Theo Điều 83 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, các dịch vụ được thực hiện đối với hàng hóa gửi kho ngoại quan gồm gia cố, chia gói, đóng gói bao bì, đóng ghép, phân loại phẩm cấp, bảo dưỡng và lấy mẫu; đồng thời có quy định về chuyển quyền sở hữu hàng hóa.

Có thể tổng hợp:

Dịch vụ	Có thể thực hiện
Gia cố hàng	Có
Chia gói	Có
Đóng gói bao bì	Có
Đóng ghép hàng hóa	Có
Phân loại phẩm cấp	Có
Bảo dưỡng hàng hóa	Có
Lấy mẫu	Có
Chuyển quyền sở hữu	Có theo quy định
Pha chế/chuyển đổi chủng loại	Chỉ trong trường hợp kho chuyên dùng và đáp ứng điều kiện

Điều này cho thấy kho ngoại quan không chỉ đơn thuần là nơi “để hàng”.

8. Thời hạn lưu giữ hàng hóa trong kho ngoại quan

Theo Điều 61 Luật Hải quan, hàng hóa gửi kho ngoại quan được lưu giữ không quá 12 tháng kể từ ngày được gửi vào kho, trường hợp có lý do chính đáng, Cục trưởng Cục Hải quan quản lý kho có thể gia hạn một lần nhưng không quá 12 tháng.

Như vậy, về nguyên tắc:

Thời hạn cơ bản: Hàng hóa gửi kho ngoại quan được lưu giữ trong thời gian không quá 12 tháng kể từ ngày được gửi vào kho.

Gia hạn thời gian: Trường hợp có lý do chính đáng, Cục trưởng Cục Hải quan quản lý kho ngoại quan sẽ quyết định gia hạn thêm nhưng thời gian gia hạn cũng không quá 12 tháng (theo quy định sửa đổi mới nhất, tổng thời gian lưu giữ có thể được kéo dài, và theo Luật sửa đổi bổ sung gần đây, mức tối đa là không quá 24 tháng).

Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi chính xác ngày hàng được đưa vào kho, thời hạn hợp đồng và thời hạn lưu giữ theo quy định để tránh phát sinh vấn đề xử lý hàng tồn quá hạn.

9. Điều kiện để được công nhận kho ngoại quan

Kho ngoại quan là loại hình kho đặc thù nên không phải bất kỳ nhà kho nào cũng có thể tự gọi là kho ngoại quan.

Theo quy định về điều kiện công nhận kho ngoại quan, khu vực kho phải đáp ứng các yêu cầu liên quan đến vị trí, phân cách, diện tích, hệ thống quản lý dữ liệu và camera giám sát. Các điều kiện này được quy định tại Nghị định 68/2016/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 67/2020/NĐ-CP.

Một số yêu cầu đáng chú ý:

Vị trí

Kho ngoại quan phải nằm tại các khu vực được pháp luật cho phép, chẳng hạn khu vực cảng biển, cảng hàng không quốc tế, cửa khẩu, ga đường sắt liên vận quốc tế, khu công nghiệp hoặc các khu vực đáp ứng điều kiện theo quy định.

Phân cách

Kho, bãi ngoại quan phải được ngăn cách với khu vực xung quanh bằng tường rào, trừ một số trường hợp đã nằm trong khu vực cửa khẩu, cảng có tường rào biệt lập.

Diện tích

Theo quy định hiện hành được sửa đổi năm 2020:

• Kho trong cảng biển, cảng thủy nội địa, cảng cạn, cảng hàng không quốc tế hoặc ga đường sắt liên vận quốc tế: kho chứa hàng tối thiểu 1.000 m².
• Kho ngoại quan chuyên dùng: tối thiểu 1.000 m² hoặc 1.000 m³.
• Kho nằm trong khu công nghiệp: khu đất tối thiểu 4.000 m², trong đó kho chứa hàng tối thiểu 1.000 m².
• Trường hợp khác: khu đất tối thiểu 5.000 m², trong đó kho chứa hàng tối thiểu 1.000 m².
• Bãi ngoại quan: tối thiểu 10.000 m², không yêu cầu diện tích kho.

 

Phần mềm quản lý

Kho phải có phần mềm đáp ứng yêu cầu quản lý và kết xuất dữ liệu trực tuyến cho cơ quan hải quan về tên hàng, chủng loại, số lượng, tình trạng hàng hóa và thời điểm hàng vào, ra, lưu giữ.

Camera giám sát

Kho phải có hệ thống camera đáp ứng khả năng kết nối trực tuyến với cơ quan hải quan; hình ảnh phải bao quát các vị trí theo quy định và dữ liệu hình ảnh được lưu giữ tối thiểu 6 tháng.

10. Kho ngoại quan có cần hệ thống kệ kho hàng không?

Có thể có, nhưng không phải mọi kho ngoại quan đều cần cùng một loại kệ.

Việc lựa chọn hệ thống lưu trữ phụ thuộc vào:

• Loại hàng hóa.
• Kích thước pallet.
• Tải trọng.
• Số lượng SKU.
• Thời gian lưu giữ.
• Phương thức xuất nhập.
• Thiết bị nâng hạ.
• Chiều cao kho.
• Yêu cầu FIFO/LIFO.

 

Một số loại kệ có thể sử dụng

Loại kệ	Ứng dụng trong kho ngoại quan
Kệ Selective	Phù hợp nhiều SKU, cần tiếp cận từng pallet
Kệ Double Deep	Tăng mật độ lưu trữ nhưng giảm khả năng tiếp cận
Kệ Drive in	Hàng đồng nhất, lưu theo từng lô
Kệ Radio Shuttle	Kho có nhu cầu mật độ cao và lưu trữ pallet theo lô
Kệ VNA	Tận dụng chiều cao và diện tích kho
Kệ Flow Rack	Một số mô hình cần luân chuyển hàng theo FIFO
Kệ trung tải	Hàng thùng, kiện hoặc tải trọng trung bình

Đặc biệt với kho ngoại quan có lượng pallet lớn, việc thiết kế kệ cần được thực hiện đồng thời với layout, dock, khu staging, lối đi xe nâng và hệ thống giám sát.

Không nên chỉ tính “kho chứa được bao nhiêu pallet” mà cần tính cả khả năng nhập - xuất và tốc độ xử lý hàng hóa.

11. Ưu điểm của kho ngoại quan đối với doanh nghiệp

Chủ động thời điểm đưa hàng vào thị trường

Doanh nghiệp có thể lưu giữ hàng trước khi đưa vào thị trường Việt Nam hoặc chuyển tiếp sang nước khác, theo đúng chế độ và thời hạn quy định.

Hỗ trợ phân phối quốc tế

Kho ngoại quan có thể trở thành điểm trung gian trong mạng lưới từ nhà cung cấp đến Kho ngoại quan Việt Nam và phân phố các thị trường khu vực

Tăng tính linh hoạt của chuỗi cung ứng

Doanh nghiệp có thể tổ chức hàng hóa tại một vị trí gần cảng hoặc trung tâm logistics trước khi quyết định tuyến tiếp theo.

Hỗ trợ các hoạt động logistics

Ngoài lưu giữ, pháp luật cho phép thực hiện một số dịch vụ như đóng gói, chia gói, đóng ghép, phân loại và bảo dưỡng theo quy định.

12. Hạn chế và những rủi ro cần lưu ý

Kho ngoại quan có nhiều lợi ích nhưng cũng yêu cầu doanh nghiệp quản lý chặt chẽ.

Quản lý hồ sơ và thủ tục

Hàng hóa đưa vào và đưa ra phải tuân thủ quy định hải quan.

Theo dõi thời hạn

Doanh nghiệp cần kiểm soát ngày nhập kho để tránh hàng vượt thời hạn lưu giữ.

Kiểm soát tồn kho

Sai lệch giữa dữ liệu phần mềm và hàng thực tế có thể gây khó khăn trong quá trình kiểm tra, đối chiếu.

Kiểm soát an ninh

Camera, hàng rào, kiểm soát cổng và hệ thống dữ liệu là những thành phần quan trọng đối với kho ngoại quan.

Quản lý điều kiện bảo quản

Đối với hàng đông lạnh, hóa chất, chất lỏng hoặc hàng có yêu cầu đặc biệt, cần sử dụng kho ngoại quan chuyên dùng phù hợp với điều kiện bảo quản.

Hi vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ kho ngoại quan là gì, chức năng, quy trình hoạt động và những quy định quan trọng liên quan đến loại hình kho này. Nếu doanh nghiệp đang cần thiết kế hệ thống kệ cho kho ngoại quan, Au Viet Rack có thể tư vấn phương án dựa trên loại hàng hóa, tải trọng pallet, chiều cao kho, thiết bị nâng hạ và nhu cầu lưu trữ thực tế.

Nguồn tham khảo trong bài: 

• Luật Hải quan 2014
• Nghị định 08/2015/NĐ-CP
• Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP
• Nghị định 67/2020/NĐ-CP - điều kiện công nhận kho ngoại quan
• Thủ tục công nhận hoạt động kho ngoại quan