Thu mua trong logistics là gì? Tìm hiểu vai trò và quy trình chi tiết

Thu mua trong logistics là bước quan trọng đảm bảo nguồn cung ổn định, chi phí hợp lý và chất lượng sản phẩm cao. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về khái niệm, quy trình, vai trò và cách đánh giá hiệu quả thu mua, giúp doanh nghiệp vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.

1. Tổng quan về thu mua trong logistics

Thu mua trong logistics là gì?

Thu mua trong logistics, hay còn gọi là procurement logistics, là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát việc mua sắm các sản phẩm, dịch vụ hoặc vật tư cần thiết để phục vụ hoạt động chuỗi cung ứng. Đây không chỉ đơn giản là việc mua hàng mà còn bao gồm việc lập kế hoạch nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, giám sát chất lượng và tối ưu chi phí, nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định và hiệu quả cho toàn bộ hệ thống logistics.

Thu mua trong logistics

Một điểm quan trọng cần hiểu là sự khác biệt giữa Procurement và Purchasing. Trong khi Purchasing chỉ tập trung vào hành động mua hàng thực tế, bao gồm đặt đơn, thanh toán và nhận hàng, thì Procurement mang tính chiến lược hơn. Nó bao gồm cả việc lập kế hoạch, phân tích nhu cầu, đánh giá rủi ro, lựa chọn nhà cung cấp và tối ưu hóa chi phí. Procurement là một phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp không chỉ mua đúng hàng mà còn mua với chi phí hợp lý, chất lượng đảm bảo và thời gian giao hàng tối ưu.

Tầm quan trọng của thu mua trong logistics

Tầm quan trọng của thu mua trong logistics thể hiện ở nhiều khía cạnh như sau:

• Đảm bảo nguồn cung ổn định: Một hệ thống thu mua hiệu quả giúp doanh nghiệp luôn có đủ nguyên liệu, vật tư và dịch vụ cần thiết để vận hành sản xuất hoặc phân phối hàng hóa mà không bị gián đoạn.
• Tối ưu chi phí: Thông qua việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đàm phán hợp đồng và quản lý hiệu quả đơn hàng, doanh nghiệp có thể giảm chi phí mua sắm, vận chuyển, lưu kho mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Đảm bảo chất lượng: Procurement logistics giúp xác định tiêu chuẩn chất lượng từ đầu, lựa chọn nhà cung cấp uy tín và theo dõi tiến trình giao hàng, nhờ đó giảm rủi ro lỗi sản phẩm và khiếu nại từ khách hàng.
• Giảm rủi ro chuỗi cung ứng: Việc đa dạng nguồn cung, đánh giá rủi ro nhà cung cấp và lập kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp giảm thiểu tác động từ biến động thị trường, thiên tai hoặc gián đoạn vận chuyển.

2. Quy trình thu mua trong logistics

Quy trình thu mua trong logistics là chuỗi các bước logic từ xác định nhu cầu đến đánh giá kết quả, nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định, chi phí hợp lý và chất lượng dịch vụ tối ưu. Một quy trình thu mua hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp mua đúng hàng hóa mà còn tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng cạnh tranh.

Quy trình thu mua trong logistics

Bước 1: Xác định nhu cầu và lập kế hoạch

Mỗi quy trình thu mua bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu vật tư, dịch vụ hoặc sản phẩm từ các bộ phận liên quan, ví dụ sản xuất, kho vận, hoặc marketing. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần:

• Phân loại nhu cầu theo mức độ ưu tiên và khẩn cấp.
• Xác định số lượng, chất lượng và thời gian cần thiết.
• Lập kế hoạch thu mua, xác định ngân sách và các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này giúp đảm bảo procurement logistics có định hướng rõ ràng, giảm thiểu sai sót khi mua hàng, đồng thời kết nối trực tiếp với Six-rights principle: mua đúng hàng, đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng thời gian, đúng địa điểm và đúng chi phí.

Bước 2: Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo là tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Quy trình này bao gồm:

• Thu thập danh sách nhà cung cấp tiềm năng.
• Đánh giá dựa trên các tiêu chí: năng lực sản xuất, uy tín, chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng.
• Sử dụng bảng đánh giá (scorecard) hoặc ma trận đánh giá để chọn nhà cung cấp tối ưu.

Đây là bước quan trọng để giảm rủi ro trong chuỗi cung ứng, đảm bảo doanh nghiệp hợp tác với các nhà cung cấp đáng tin cậy và ổn định về lâu dài.

Bước 3: Đàm phán hợp đồng và thực hiện đặt hàng

Khi nhà cung cấp được lựa chọn, doanh nghiệp tiến hành đàm phán các điều khoản hợp đồng, bao gồm giá cả, điều kiện thanh toán, dịch vụ hậu cần, vận chuyển và bảo hành. Sau đó, đơn hàng được thực hiện và theo dõi tiến trình giao nhận.

• Việc đàm phán hiệu quả giúp tối ưu chi phí và giảm rủi ro tranh chấp.
• Theo dõi tiến độ đặt hàng đảm bảo nguồn cung kịp thời, tránh gián đoạn sản xuất hoặc phân phối.

Bước 4: Giám sát, đánh giá và cải tiến

Bước cuối cùng trong quy trình là kiểm soát chất lượng, giám sát tiến độ giao nhận và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp. Các hoạt động chính bao gồm:

• Kiểm tra hàng hóa/dịch vụ khi nhận.
• So sánh hiệu suất nhà cung cấp với KPIs đã thiết lập.
• Ghi nhận phản hồi và cải tiến quy trình thu mua cho các lần tiếp theo.

3. Vai trò và lợi ích của thu mua trong logistics

Thu mua là chiến lược quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung, tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng và giảm rủi ro.

• Đảm bảo nguồn cung ổn định: Lập kế hoạch nhu cầu, chọn nhà cung cấp uy tín và đặt hàng đúng thời điểm giúp tránh thiếu hụt hoặc gián đoạn sản xuất.
• Tối ưu chi phí: Giảm chi phí mua, vận chuyển, lưu kho và rủi ro thông qua lựa chọn nhà cung cấp hợp lý và quản lý hiệu quả.
• Giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng: Đa dạng nguồn cung, đánh giá năng lực nhà cung cấp và lập kế hoạch dự phòng giúp duy trì hoạt động liên tục.
• Nâng cao chất lượng và mối quan hệ nhà cung cấp: Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng, theo dõi tiến độ và xây dựng hợp tác lâu dài, bền vững.
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Dữ liệu procurement giúp dự báo nhu cầu, lập ngân sách và hoạch định chiến lược logistics dài hạn.

Vai trò và lợi ích của thu mua trong logistics

4. Công cụ và giải pháp hỗ trợ thu mua

Để thu mua logistics hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng công cụ và giải pháp hỗ trợ giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả và giảm rủi ro.

• Hệ thống ERP và phần mềm quản lý: ERP như SAP, Oracle hay Microsoft Dynamics tích hợp thông tin mua hàng, kho bãi, vận chuyển và tài chính. Phần mềm chuyên dụng như Soloplan, Tradogram, Coupa giúp theo dõi đơn hàng, đánh giá nhà cung cấp và quản lý hợp đồng. Lợi ích: minh bạch, giảm lỗi thủ công, kiểm soát tồn kho và chi phí.
• Công nghệ hỗ trợ: Big Data và phân tích dữ liệu giúp dự báo nhu cầu và tối ưu lựa chọn nhà cung cấp. AI/Machine Learning tự động đánh giá nhà cung cấp và dự đoán rủi ro. Hệ thống tracking theo dõi đơn hàng trực tuyến giúp cập nhật tiến độ thời gian thực.
• Giải pháp quản lý rủi ro: Đa nguồn cung giảm phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Lập kế hoạch dự phòng và quản lý tồn kho thông minh đảm bảo nguồn cung ổn định mà không tăng chi phí. Đánh giá định kỳ KPIs và SLA nhà cung cấp giúp đo lường hiệu quả, chất lượng và thời gian giao hàng.

Công cụ và giải pháp hỗ trợ thu mua

5. Đánh giá hiệu quả thu mua logistics

Đánh giá hiệu quả thu mua logistics là bước quan trọng để doanh nghiệp đo lường, cải tiến và tối ưu hóa toàn bộ quá trình procurement. Một hệ thống đánh giá tốt giúp xác định những điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình, đồng thời hỗ trợ ra quyết định chiến lược về chi phí, chất lượng và quản lý rủi ro.

Xác định các chỉ số đánh giá (KPIs)

Các chỉ số chính để đánh giá hiệu quả thu mua bao gồm:

• Chi phí mua hàng: so sánh giá thực tế với ngân sách dự kiến và giá thị trường.
• Thời gian giao hàng: đo lường khả năng đáp ứng đúng thời hạn của nhà cung cấp.
• Chất lượng hàng hóa (Quality Rate): tỷ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn, lỗi hoặc khiếu nại.
• Hiệu quả nhà cung cấp: dựa trên SLA, khả năng đáp ứng, độ tin cậy và mức độ hợp tác.

Các KPIs này nên được đo lường định kỳ và cập nhật trong hệ thống quản lý procurement hoặc ERP để theo dõi liên tục.

Các chỉ số đánh giá trong thu mua

Phân tích dữ liệu và báo cáo

• Sử dụng phần mềm quản lý procurement hoặc ERP để thu thập dữ liệu chi tiết từ các đơn hàng, hợp đồng và đánh giá nhà cung cấp.
• Phân tích dữ liệu theo xu hướng thời gian, loại hàng hóa, nhà cung cấp hoặc khu vực để nhận diện vấn đề tiềm ẩn và cơ hội cải tiến.
• Ví dụ: nếu thời gian giao hàng của một nhà cung cấp thường trễ, doanh nghiệp có thể cân nhắc thay đổi nhà cung cấp hoặc điều chỉnh hợp đồng.

Đánh giá và cải tiến quy trình

• Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình thu mua, tối ưu hóa chi phí, cải thiện chất lượng và giảm rủi ro.
• Các hành động cải tiến có thể bao gồm:
• Tối ưu hóa lịch đặt hàng và tồn kho.
• Đàm phán lại điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp.
• Áp dụng công nghệ mới như AI để dự báo nhu cầu hoặc tự động hóa kiểm tra chất lượng.

Lợi ích của đánh giá hiệu quả thu mua

• Giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu suất.
• Tăng tính minh bạch và khả năng ra quyết định chiến lược.
• Xác định nhà cung cấp uy tín và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
• Tạo cơ sở cho việc cải tiến liên tục và nâng cao lợi thế cạnh tranh trong chuỗi cung ứng.

6. Tổng kết

Qua bài viết này, có thể thấy rằng thu mua trong logistics không chỉ là việc đặt hàng đơn thuần mà còn là một chiến lược quan trọng để đảm bảo nguồn cung, tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng và giảm rủi ro trong chuỗi cung ứng. Hiểu rõ khái niệm, quy trình, vai trò và cách đánh giá hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động procurement một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết. Hy vọng sau khi tham khảo, bạn có thể hiểu rõ hơn về thu mua logistics và áp dụng hiệu quả trong doanh nghiệp của mình.

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT

Địa chỉ: F5/70D, Ấp 6, Xã Hưng Long, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 733 011 hoặc 0944 873 938

Email: info@auvietrack.com

Website: auvietrack.com