8 Cách Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả Và Tiết Kiệm Chi Phí

Quản lý hàng tồn kho là một trong những nền tảng quan trọng nhất của hoạt động logistics và chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp quản lý tồn kho tốt có thể giảm chi phí lưu trữ, tối ưu dòng tiền, hạn chế thiếu hụt hàng và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Ngược lại, quản lý tồn kho kém sẽ dẫn đến tồn đọng vốn, rủi ro hư hỏng, chậm tiến độ và giảm hiệu quả kinh doanh.

Bài viết này tổng hợp đầy đủ khái niệm, cách phân loại hàng tồn kho và 8 phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả nhất đang được ứng dụng tại các doanh nghiệp sản xuất và thương mại.

1. Khái niệm hàng tồn kho và phân loại

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là toàn bộ hàng hóa đang được lưu trữ trong kho doanh nghiệp, bao gồm: nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và vật tư phục vụ sản xuất. Đây là tài sản ngắn hạn có vai trò duy trì hoạt động sản xuất – kinh doanh liên tục và ổn định.

Hàng tồn kho

Các loại hàng tồn kho phổ biến

• Nguyên vật liệu: Các nguyên liệu thô nhập vào để phục vụ sản xuất. Ví dụ: thép, hạt nhựa, gỗ, vải, hóa chất.
• Nguồn vật tư tiêu hao: Các vật tư dùng thường xuyên như bao bì, nhiên liệu, phụ kiện nhỏ, dụng cụ tiêu hao.
• Bán thành phẩm: Các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, đã hoàn thành một số công đoạn nhưng chưa ra sản phẩm hoàn chỉnh.
• Thành phẩm: Sản phẩm hoàn thiện, đóng gói, và chờ xuất bán.

Quản lý đúng từng loại tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì trạng thái sản xuất ổn định, tránh thiếu nguyên liệu hoặc hàng bán chậm gây tồn đọng.

2. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là việc lập kế hoạch, kiểm soát lượng hàng trong kho nhằm đảm bảo luôn có đủ hàng để sản xuất và bán hàng, đồng thời tránh dư thừa gây tăng chi phí lưu kho.

Hoạt động quản lý tồn kho thường bao gồm:

• Lập mức tồn kho tối thiểu – tối đa
• Kiểm soát quy trình nhập – xuất – tồn
• Dán nhãn – mã hóa sản phẩm
• Tối ưu bố trí kho
• Kiểm kê định kỳ
• Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp
• Dự báo nhu cầu và lên kế hoạch dự phòng

Một hệ thống tồn kho tốt giúp giảm chi phí, rút ngắn thời gian xử lý và tối ưu hiệu suất toàn chuỗi cung ứng.

Các hoạt động chính trong quản lý hàng tồn kho

3. 8 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất hiện nay

Đây là 8 giải pháp đã được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp. Bạn có thể lựa chọn kết hợp các phương pháp phù hợp với quy mô, ngành hàng và đặc thủ riêng của mình.

Cách quản lý hàng tồn hiệu quả

Thiết lập vị trí kho hàng khoa học

Khi tổ chức kho hàng, doanh nghiệp thường đứng trước hai lựa chọn chính: sắp xếp cố định hoặc linh hoạt.

Phương pháp sắp xếp cố định (Fixed Location) giúp mỗi mã hàng luôn nằm tại một vị trí nhất định. Cách này dễ kiểm soát và đặc biệt phù hợp với kho nhỏ hoặc doanh nghiệp có ít chủng loại sản phẩm. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất là tạo ra nhiều khoảng trống không thể tận dụng, đặc biệt khi một số mặt hàng bán chạy hơn những mặt hàng khác.

Ngược lại, phương pháp sắp xếp linh hoạt (Random Location) cho phép hàng hóa được đặt vào bất kỳ vị trí trống nào. Điều này giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ một cách đáng kể. Các kho thương mại điện tử hiện nay thường áp dụng phương pháp này để tận dụng tối đa dung lượng trong mùa cao điểm. Tất nhiên, để vận hành hiệu quả, bạn sẽ cần đầu tư vào bản đồ kho và phần mềm quản lý chuyên dụng.

Quản lý theo nguyên tắc FIFO hoặc LIFO

Hai nguyên tắc này quyết định thứ tự xuất hàng và phù hợp với từng loại sản phẩm khác nhau.

FIFO (First In First Out - Nhập trước, Xuất trước) là phương pháp không thể thiếu đối với hàng thực phẩm, sản phẩm có hạn sử dụng hoặc hàng dễ lỗi thời. Bằng cách đảm bảo hàng cũ được xuất trước, doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể rủi ro hết hạn và hao hụt.

LIFO (Last In First Out - Nhập sau, Xuất trước) lại phù hợp hơn với vật liệu thô như cát, sỏi, kim loại, hoặc các sản phẩm có giá biến động theo thị trường. Phương pháp này thường được ứng dụng trong lĩnh vực kế toán chi phí, nhưng không nên áp dụng cho hàng có hạn sử dụng.

Đặt mức tồn kho tối thiểu và tối đa

Việc thiết lập ngưỡng tồn kho rõ ràng là chìa khóa để tránh cả thiếu hụt lẫn dư thừa. Doanh nghiệp cần xác định ba thông số quan trọng: tồn kho tối thiểu (Safety Stock), tồn kho tối đa, và điểm đặt hàng lại (Reorder Point).

Để tính toán điểm đặt hàng lại, hãy xem xét một ví dụ thực tế: nếu sản phẩm của bạn tiêu thụ 100 đơn vị mỗi ngày và thời gian giao hàng từ nhà cung cấp là 3 ngày, điểm đặt hàng lại sẽ là 300 đơn vị cộng thêm lượng tồn kho an toàn. Công thức đơn giản này giúp bạn ngăn ngừa gián đoạn trong chuỗi cung ứng.

Mã hóa và dán nhãn toàn bộ hàng tồn kho

Hệ thống mã hóa hiện đại mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Khi mỗi sản phẩm được gắn mã, nhân viên có thể quét nhanh để biết vị trí và số lượng tồn kho ngay lập tức, giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất nhập và tự động hóa quy trình kiểm kê.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa mã vạch truyền thống, QR Code linh hoạt hơn, hoặc RFID cho các kho hàng hiện đại. Mỗi công nghệ có ưu điểm riêng tùy theo quy mô và ngân sách của doanh nghiệp.

Kiểm soát quy trình xuất – nhập kho

Một quy trình xuất nhập kho chặt chẽ cần đảm bảo các bước cơ bản: tiếp nhận và xác minh chứng từ, kiểm tra số lượng cũng như chất lượng hàng hóa, cập nhật hệ thống kịp thời, sắp xếp vào vị trí phù hợp, và đối chiếu theo định kỳ.

Để tăng hiệu quả, nhiều doanh nghiệp hiện nay ứng dụng phần mềm WMS (Warehouse Management System) hoặc ERP để tự động hóa bước cập nhật dữ liệu, giảm thiểu thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác.

Kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê kho là cơ hội lớn để phát hiện sai lệch giữa thực tế và hệ thống. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa ba hình thức: kiểm kê tổng thể cho toàn bộ kho, kiểm kê theo kỳ (hàng tuần, tháng, hoặc quý), hoặc kiểm kê luân phiên để phân bổ công việc đều hơn.

Việc kiểm kê đều đặn giúp bạn điều chỉnh kịp thời và duy trì độ chính xác của dữ liệu quản lý.

Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp

Một nhà cung cấp ổn định không chỉ đảm bảo nguồn hàng liên tục mà còn giúp doanh nghiệp dự báo chính xác hơn, giảm rủi ro thiếu hàng và rút ngắn thời gian giao hàng.

Một số doanh nghiệp tiên tiến đã áp dụng mô hình VMI (Vendor Managed Inventory), trong đó nhà cung cấp trực tiếp theo dõi tồn kho và chủ động bổ sung khi cần thiết. Đây là xu hướng hợp tác sâu hơn, giúp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.

Lập kế hoạch dự phòng

Kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp chủ động trước những biến động của thị trường. Điều này bao gồm việc chuẩn bị tồn kho bổ sung cho mùa cao điểm, dự phòng rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng, và tối ưu chiến lược lưu kho ở nhiều địa điểm (multi-location inventory).

Ví dụ điển hình là ngành may mặc thường tăng tồn kho trước Tết Nguyên Đán hoặc Black Friday để đáp ứng nhu cầu tăng đột biến. Việc lên kế hoạch trước giúp tránh tình trạng mất khách hàng do thiếu hàng hoặc lãng phí do dư thừa sau mùa.

4. Lợi ích khi áp dụng đúng phương pháp quản lý hàng tồn kho

Khi áp dụng các phương pháp quản lý tồn kho khoa học, doanh nghiệp sẽ thu được những lợi ích thiết thực. Trước hết là tiết kiệm 20-40% chi phí lưu kho thông qua tối ưu diện tích và giảm hàng tồn đọng. Tốc độ xử lý đơn hàng cũng được cải thiện rõ rệt khi mọi thứ được sắp xếp khoa học, nhân viên dễ dàng tìm kiếm và xuất hàng nhanh chóng.

Bên cạnh đó, hệ thống mã hóa và quy trình chặt chẽ giúp hạn chế thất thoát, nhầm lẫn, đồng thời tận dụng tối đa không gian kho. Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc này còn đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng, duy trì hoạt động liên tục không gián đoạn.

Hơn hết, những yếu tố trên đều góp phần cải thiện biên lợi nhuận, tạo thêm nguồn lực để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Lợi ích khi áp dụng đúng phương pháp quản lý hàng tồn

5. Các câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ nên áp dụng phương pháp nào?

Ưu tiên FIFO, mã hóa hàng hóa, kiểm kê luân phiên và đặt mức tồn kho tối thiểu.

Khi nào cần dùng phần mềm quản lý kho?

Khi kho có trên 200 mã hàng hoặc tần suất xuất – nhập lớn hơn 50 lần/ngày.

FIFO có bắt buộc trong mọi ngành không?

Không. Một số ngành công nghiệp nặng vẫn dùng LIFO.

EOQ là gì?

EOQ là mô hình tính lượng đặt hàng tối ưu giúp giảm tổng chi phí tồn kho và đặt hàng.

6. Kết luận

Quản lý hàng tồn kho là công việc đòi hỏi tính hệ thống, dữ liệu và kỷ luật. Áp dụng các phương pháp nêu trong bài giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Nếu doanh nghiệp cần giải pháp kệ kho hàng hoặc tư vấn bố trí kệ kho theo FIFO–LIFO, Au Viet Rack có thể hỗ trợ thiết kế và triển khai trọn gói.