FIFO Là Gì? Ưu Và Nhược Điểm Của FIFO

Trong hoạt động quản lý kho, việc kiểm soát luân chuyển hàng hóa đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả vận hành và giảm rủi ro tồn đọng. Một trong những phương pháp phổ biến và được ứng dụng rộng rãi nhất hiện nay là FIFO, hay còn gọi là nguyên tắc nhập trước – xuất trước. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ FIFO là gì, nguyên lý hoạt động, cũng như ưu và nhược điểm của phương pháp này khi áp dụng trong các ngành như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, linh kiện điện tử hay logistics công nghiệp. Đồng thời, Au Viet Rack sẽ gợi ý cho bạn cách triển khai FIFO hiệu quả trong kho hàng thực tế để nâng cao năng suất và độ chính xác trong quản lý.

1. Phương pháp FIFO là gì?

FIFO (First In First Out) là phương pháp quản lý hàng tồn kho theo nguyên tắc "nhập trước - xuất trước", đảm bảo lô hàng nhập vào sớm nhất sẽ được xuất ra trước tiên. Cơ chế này hoạt động tương tự như việc sắp xếp hàng hóa trên kệ siêu thị - sản phẩm cũ được đặt phía trước để bán trước, hàng mới bổ sung vào phía sau.

Trong thực tế kinh doanh, phương pháp này được ứng dụng rộng rãi để:

• Tối ưu luân chuyển hàng hóa: Đặc biệt quan trọng với mặt hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm
• Định giá xuất kho chính xác: Tính giá vốn hàng bán dựa trên giá trị lô hàng nhập đầu tiên
• Giảm thiểu rủi ro tồn đọng: Hạn chế tình trạng hàng hóa lưu kho quá lâu bị hư hỏng hoặc lỗi thời

FIFO là gì?

2. Đặc điểm của nguyên tắc xếp hàng hóa FIFO

Nguyên tắc nhập trước xuất trước có những đặc trưng riêng trong cách tổ chức và luân chuyển hàng hóa tại kho. Hiểu rõ các đặc điểm này giúp doanh nghiệp bố trí kho bãi khoa học và vận hành trơn tru.

• Sắp xếp theo trình tự thời gian: Hàng nhập sớm được đặt ở vị trí gần lối ra hoặc phía trước, hàng mới nhập xếp phía sau - tạo động tuyến di chuyển tự nhiên từ trong ra ngoài
• Ghi nhãn và phân vùng rõ ràng: Mỗi lô hàng cần dán nhãn ngày nhập kho, mã lô và hạn sử dụng (nếu có) để nhân viên xuất kho không nhầm lẫn
• Yêu cầu không gian hợp lý: Cần thiết kế lối đi, kệ hàng cho phép tiếp cận lô cũ dễ dàng mà không phải di chuyển lô mới
• Phù hợp với hàng có tuổi thọ hạn chế: Đặc biệt hiệu quả cho thực phẩm tươi sống, dược phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện tử dễ lỗi thời hoặc hàng theo mùa vụ
• Kiểm kê định kỳ dễ dàng: Việc theo dõi tồn kho trở nên đơn giản khi hàng hóa được sắp xếp có hệ thống theo ngày tháng

Đặc điểm của FIFO

3. Khi nào nên sử dụng nguyên tắc FIFO

Phương pháp nhập trước xuất trước không phải lúc nào cũng là lựa chọn tối ưu. Doanh nghiệp cần đánh giá đặc thù sản phẩm và mục tiêu kinh doanh để quyết định áp dụng.

Các trường hợp nên ưu tiên FIFO:

• Sản phẩm có hạn sử dụng: Thực phẩm đóng gói, đồ uống, sữa, bánh kẹo, dược phẩm, mỹ phẩm - bất kỳ mặt hàng nào có ngày hết hạn đều cần luân chuyển theo thứ tự thời gian
• Hàng dễ biến chất: Thực phẩm tươi sống, rau củ quả, thịt cá, hải sản cần xuất kho nhanh để đảm bảo chất lượng
• Ngành công nghiệp công nghệ: Linh kiện điện tử, smartphone, laptop dễ lỗi thời do công nghệ phát triển nhanh
• Hàng thời trang theo mùa: Quần áo, giày dép theo xu hướng cần bán hết trước khi hết mốt
• Hóa chất và nguyên liệu sản xuất: Các chất có tính năng giảm dần theo thời gian hoặc có nguy cơ hư hỏng

Khi doanh nghiệp muốn:

• Giảm thiểu lãng phí: Tránh tình trạng phải thanh lý hàng hết hạn hoặc hư hỏng với giá thấp
• Tối ưu dòng tiền: Hàng luân chuyển nhanh giúp thu hồi vốn hiệu quả, giảm chi phí lưu kho
• Đảm bảo uy tín thương hiệu: Giao hàng chất lượng tốt cho khách hàng, tránh khiếu nại về sản phẩm kém

Ngược lại, với hàng hóa không hư hỏng theo thời gian như vật liệu xây dựng, kim loại, hoặc hàng xa xỉ không lỗi mốt, doanh nghiệp có thể cân nhắc các phương pháp quản kho khác linh hoạt hơn.

4. Ưu và nhược điểm của FIFO

Như mọi phương pháp quản lý, nguyên tắc nhập trước xuất trước có cả mặt mạnh và hạn chế. Doanh nghiệp cần cân đối để tận dụng tối đa lợi ích và hạn chế rủi ro.

Những lợi thế vượt trội:

• Bảo toàn chất lượng sản phẩm: Hàng hóa luôn được xuất khi còn mới, hạn chế tối đa tình trạng hư hỏng, mất giá trị
• Giảm chi phí tồn kho: Ít phát sinh chi phí xử lý hàng hết hạn, thanh lý hàng lỗi thời hay bồi thường khiếu nại
• Phù hợp chuẩn mực kế toán: Được Bộ Tài chính và chuẩn mực quốc tế IFRS công nhận, dễ kiểm toán
• Phản ánh giá trị thực: Hàng tồn cuối kỳ tính theo giá mua gần nhất, sát với thị trường hiện tại
• Minh bạch dòng hàng: Dễ truy xuất nguồn gốc, kiểm soát chất lượng từng lô sản phẩm

Ưu điểm của FIFO

Những thách thức cần lưu ý:

• Chi phí vận hành cao hơn: Yêu cầu sắp xếp kho bãi khoa học, đào tạo nhân viên kỹ càng, có thể cần đầu tư thêm kệ hoặc hệ thống quản lý
• Phức tạp với kho lớn: Nhiều lô hàng, nhiều SKU khiến việc theo dõi thứ tự nhập xuất trở nên khó khăn nếu không có phần mềm hỗ trợ
• Không linh hoạt: Bắt buộc xuất theo thứ tự thời gian, đôi khi không phù hợp với nhu cầu đột xuất
• Thuế cao hơn trong lạm phát: Giá vốn thấp (từ lô cũ) làm lợi nhuận tăng, dẫn đến nghĩa vụ thuế thu nhập cao hơn

Bảng so sánh tổng quan:

Tiêu chí	Ưu điểm	Nhược điểm
Chất lượng hàng hóa	Luôn xuất hàng còn mới, tươi	Yêu cầu sắp xếp kỹ lưỡng
Chi phí	Giảm lãng phí, ít hàng hỏng	Chi phí vận hành, nhân công cao
Kế toán - Thuế	Đúng chuẩn mực, minh bạch	Thuế cao khi giá tăng
Quản lý	Dễ truy xuất nguồn gốc	Phức tạp với nhiều SKU
Tính linh hoạt	Phù hợp hàng có hạn dùng	Cứng nhắc với đơn đặc biệt

5. Ngành hàng nào nên áp dụng nguyên tắc - nhập trước xuất trước

Mỗi ngành kinh doanh có đặc thù riêng về sản phẩm và yêu cầu lưu kho. Phương pháp FIFO phát huy hiệu quả tối đa với những ngành có chu kỳ sản phẩm ngắn hoặc hàng hóa dễ mất giá trị theo thời gian.

Ngành thực phẩm và đồ uống:

• Thực phẩm tươi sống: Rau củ quả, thịt, cá, hải sản cần luân chuyển trong vài ngày
• Sản phẩm chế biến: Sữa các loại, bánh mì, đồ hộp, nước giải khát có HSD từ vài tháng đến vài năm
• Nguyên liệu nhà hàng: Khách sạn, nhà hàng cần đảm bảo độ tươi ngon của thực phẩm phục vụ

Ngành y tế và dược phẩm:

• Thuốc và sinh phẩm: Vaccine, kháng sinh, thuốc tiêm truyền có HSD nghiêm ngặt
• Vật tư y tế: Băng gạc, kim tiêm, dung dịch sát khuẩn cần đảm bảo vô trùng
• Thực phẩm chức năng: Vitamin, thực phẩm bổ sung có hiệu lực giảm theo thời gian

Ngành làm đẹp và chăm sóc cá nhân:

• Mỹ phẩm: Kem dưỡng, serum, son môi có thành phần dễ biến chất
• Nước hoa: Mùi hương thay đổi khi để lâu
• Sản phẩm chăm sóc tóc da: Dầu gội, sữa tắm, kem chống nắng

Ngành công nghệ và điện tử:

• Thiết bị điện tử: Smartphone, laptop, máy tính bảng lỗi thời nhanh do công nghệ mới
• Linh kiện máy tính: Vi xử lý, RAM, card đồ họa giảm giá khi phiên bản mới ra mắt
• Phụ kiện công nghệ: Tai nghe, sạc dự phòng, cáp kết nối theo chuẩn công nghệ

Ngành thời trang và may mặc:

• Quần áo theo mùa: Đồ đông hè cần bán hết trong mùa để tránh ứ đọng
• Hàng theo xu hướng: Thời trang fast fashion thay đổi liên tục
• Giày dép: Mẫu mã lỗi mốt hoặc hư hỏng nếu để lâu

Các ngành khác phù hợp:

• Hóa chất công nghiệp: Dung môi, chất tẩy rửa có tính chất thay đổi
• Sản phẩm in ấn: Lịch, tờ rơi quảng cáo theo sự kiện có tính thời vụ
• Hàng nông sản: Hạt giống, phân bón, thuốc trừ sâu có hiệu quả theo thời gian

Ứng dụng của FIFO

6. Hướng dẫn áp dụng FIFO trong kho

Triển khai phương pháp nhập trước xuất trước đòi hỏi quy trình rõ ràng và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết giúp doanh nghiệp vận hành FIFO hiệu quả.

Bước 1 - Thiết kế bố trí kho:

• Phân vùng rõ ràng: Chia khu vực nhập hàng và xuất hàng riêng biệt, tránh nhầm lẫn động tuyến
• Sắp xếp kệ hàng khoa học: Lô hàng cũ đặt gần lối ra hoặc ở độ cao dễ lấy, lô mới xếp phía sau/phía trên
• Tạo lối đi hợp lý: Đảm bảo nhân viên tiếp cận lô đầu tiên mà không cần di chuyển lô sau
• Gắn biển chỉ dẫn: Dán mũi tên hoặc nhãn "Xuất trước" tại vị trí hàng cũ

Bước 2 - Ghi nhận thông tin nhập kho:

• Dán nhãn chi tiết: Ghi rõ ngày nhập, mã lô, số lượng, HSD (nếu có) ngay khi nhận hàng
• Sử dụng mã màu: Phân biệt các lô hàng theo tuần/tháng bằng nhãn màu khác nhau
• Cập nhật hệ thống: Nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý kho ngay lập tức, tránh ghi chép thủ công sai sót
• Chụp ảnh lưu trữ: Lưu hình ảnh vị trí xếp hàng để kiểm tra sau này

Bước 3 - Quy trình xuất kho:

• Kiểm tra nhãn trước khi lấy: Nhân viên bắt buộc xác nhận ngày nhập trước khi xuất hàng
• Ưu tiên lô sắp hết hạn: Với hàng có HSD, ưu tiên xuất những lô còn 1-3 tháng trước khi hết hạn
• Ghi chép đầy đủ: Cập nhật phiếu xuất kho với thông tin mã lô đã xuất
• Sắp xếp lại sau mỗi lần xuất: Đưa lô hàng tiếp theo vào vị trí dễ lấy nhất

Bước 4 - Giám sát và kiểm kê:

• Kiểm tra định kỳ: Rà soát kho hàng tuần để phát hiện hàng sắp hết hạn hoặc sai vị trí
• Báo cáo tồn kho: Theo dõi tuổi trung bình của hàng tồn, cảnh báo lô lưu kho quá lâu
• Đào tạo nhân viên: Tổ chức training thường xuyên về nguyên tắc FIFO và cách nhận diện lô hàng
• Sử dụng công nghệ: Áp dụng phần mềm WMS, quét mã vạch/QR code để tự động hóa quy trình

Lưu ý quan trọng khi triển khai:

• Không bao giờ xếp hàng mới chắn lối hàng cũ
• Thường xuyên kiểm tra HSD và xử lý kịp thời hàng sắp hết hạn
• Xây dựng quy trình xử lý ngoại lệ khi khách hàng yêu cầu lô hàng cụ thể
• Gắn trách nhiệm cá nhân cho từng nhân viên kho để tăng tính kỷ luật

7. Kết luận

FIFO không chỉ là một phương pháp quản lý kho đơn thuần mà còn là chiến lược vận hành giúp doanh nghiệp tối ưu dòng hàng, giảm tổn thất và nâng cao chất lượng sản phẩm. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn với tình trạng hàng tồn ứ đọng, hết hạn hoặc mất giá trị, đây chính là lúc cân nhắc áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước. Hãy bắt đầu từ việc đánh giá lại bố trí kho hiện tại và xây dựng quy trình chuẩn cho đội ngũ - kết quả sẽ nhanh chóng thấy rõ qua chỉ số luân chuyển hàng hóa và lợi nhuận gia tăng.

8. FAQs

1. FIFO là gì trong quản lý kho hàng?

FIFO (First In – First Out) là phương pháp quản lý hàng tồn kho theo nguyên tắc “nhập trước – xuất trước”, tức là lô hàng nào nhập vào kho trước sẽ được xuất ra trước tiên. Cách làm này giúp hàng hóa luân chuyển đều, tránh hư hỏng và giảm tồn đọng.

2. Nguyên tắc hoạt động của phương pháp FIFO như thế nào?

Nguyên tắc FIFO sắp xếp hàng hóa theo thứ tự thời gian nhập kho: hàng nhập trước được đặt ở vị trí dễ lấy, gần lối ra; hàng mới nhập đặt phía sau. Khi xuất kho, nhân viên luôn lấy hàng cũ trước để đảm bảo đúng chu trình “nhập trước – xuất trước”.

3. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng FIFO?

Doanh nghiệp nên dùng FIFO khi hàng hóa có hạn sử dụng, dễ hư hỏng hoặc giảm giá trị theo thời gian — như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, linh kiện điện tử hoặc thời trang theo mùa. Đây là phương pháp lý tưởng để giảm rủi ro tồn kho và tối ưu dòng tiền.

4. Doanh nghiệp nhỏ có nên áp dụng FIFO không?

Có, nhưng nên bắt đầu đơn giản: ghi nhãn ngày nhập, bố trí kệ theo thứ tự thời gian, và kiểm kê định kỳ. Khi quy mô lớn hơn, có thể đầu tư thêm hệ thống phần mềm hoặc kệ FIFO chuyên dụng để tăng hiệu quả vận hành.