FIFO là gì? Ưu nhược điểm và cách áp dụng trong kho hàng

Trong quản lý kho, hàng hóa không chỉ cần được sắp xếp gọn gàng mà còn phải được luân chuyển theo trình tự phù hợp. Nếu hàng nhập lâu nhưng không được ưu tiên xuất trước, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng tồn kho kéo dài, sản phẩm xuống cấp, lỗi thời hoặc hết hạn sử dụng. FIFO là một trong những nguyên tắc phổ biến giúp kiểm soát vấn đề này.

Vậy FIFO là gì, có gì khác với FEFO và LIFO? Bài viết dưới đây sẽ giải thích nguyên lý hoạt động, ưu nhược điểm, cách triển khai và các hệ thống kệ phù hợp với phương pháp nhập trước - xuất trước.

1. FIFO là gì?

FIFO là viết tắt của cụm từ First In, First Out, nghĩa là “nhập trước – xuất trước”. Theo nguyên tắc này, lô hàng được đưa vào kho sớm nhất sẽ được ưu tiên lấy ra và xuất đi trước những lô nhập sau.

Ví dụ, kho nhận ba lô hàng lần lượt vào ngày 5, 10 và 15. Khi phát sinh đơn xuất kho, lô nhập ngày 5 sẽ được lấy trước, sau đó đến lô ngày 10 và cuối cùng là lô ngày 15.

FIFO được áp dụng trong hai lĩnh vực chính:

• Quản lý kho: Quy định thứ tự luân chuyển hàng hóa theo thời điểm nhập kho.
• Kế toán hàng tồn kho: Xác định giá trị hàng xuất dựa trên giá của những lô được nhập trước.

 

Trong phạm vi kho hàng, FIFO tập trung vào dòng di chuyển vật lý của sản phẩm. Hàng cũ được bố trí tại vị trí dễ lấy, trong khi hàng mới được đưa vào phía sau hoặc đầu nhập của hệ thống kệ. Cách tổ chức này giúp hàng hóa được luân chuyển đều và hạn chế tình trạng một lô bị lưu kho quá lâu.

 

FIFO là viết tắt của cụm từ First In, First Out

2. Nguyên tắc hoạt động của FIFO

FIFO vận hành dựa trên trình tự thời gian. Mỗi lô hàng phải được nhận diện bằng ngày nhập, mã lô, vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan. Khi xuất kho, nhân viên hoặc phần mềm quản lý sẽ lựa chọn lô có thời điểm nhập sớm nhất.

Quy trình cơ bản gồm:

• Hàng hóa được kiểm tra khi nhập kho.
• Mỗi lô được gắn mã và ghi nhận ngày nhập.
• Hàng mới được bố trí sau hàng cũ hoặc tại đầu nhập riêng.
• Khi có đơn hàng, hệ thống ưu tiên lô nhập sớm nhất.
• Dữ liệu tồn kho được cập nhật sau khi xuất.
• Các lô lưu kho lâu được theo dõi và cảnh báo.

 

Trong siêu thị, FIFO có thể được thực hiện bằng cách đưa sản phẩm cũ ra phía trước và xếp sản phẩm mới vào phía sau. Trong kho pallet, hàng được đưa vào một đầu của kệ con lăn và lấy ra ở đầu đối diện. Nhờ vậy, thứ tự nhập trước - xuất trước được duy trì tự nhiên mà không phải di chuyển nhiều pallet.

3. Đặc điểm của phương pháp FIFO

FIFO có một số đặc điểm quan trọng:

• Hàng hóa được quản lý theo thời điểm nhập kho.
• Lô nhập trước luôn được ưu tiên khi xuất hàng.
• Mỗi lô cần có mã nhận diện và vị trí rõ ràng.
• Khu vực nhập và xuất nên được bố trí phù hợp với dòng di chuyển.
• Hàng mới không được che chắn hoặc cản trở việc lấy hàng cũ.
• Dữ liệu thực tế trong kho phải đồng bộ với phần mềm quản lý.
• Cần kiểm kê định kỳ để phát hiện lô hàng bị đặt sai vị trí.

 

FIFO phù hợp với sản phẩm có chất lượng giảm dần theo thời gian, hàng có vòng đời ngắn hoặc hàng dễ lỗi thời. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hoạt động hiệu quả khi doanh nghiệp kiểm soát tốt mã lô và tuân thủ đúng quy trình xuất kho.

4. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng FIFO?

Doanh nghiệp nên lựa chọn FIFO khi thứ tự nhập kho có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá trị hoặc khả năng tiêu thụ của sản phẩm.

Hàng dễ hư hỏng

Rau củ, thịt, cá, nguyên liệu chế biến và một số loại đồ uống cần được luân chuyển nhanh. Việc để lô cũ nằm phía sau lô mới có thể làm giảm chất lượng và phát sinh tổn thất.

Hàng có vòng đời ngắn

Thời trang, sản phẩm theo mùa, vật phẩm quảng cáo và linh kiện công nghệ có thể mất giá trị dù chưa hư hỏng. FIFO giúp doanh nghiệp ưu tiên tiêu thụ hàng cũ trước khi mẫu mã trở nên lỗi thời.

Hàng có điều kiện bảo quản đặc biệt

Nguyên liệu sản xuất, hóa chất và một số thiết bị nhạy cảm có thể giảm chất lượng khi lưu kho lâu. Quản lý theo thời điểm nhập giúp hạn chế việc một lô bị bỏ quên.

Kho có yêu cầu truy xuất nguồn gốc

FIFO hỗ trợ quản lý theo mã lô, ngày nhập và vị trí lưu trữ. Khi phát sinh lỗi sản phẩm, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định lô liên quan và xử lý chính xác hơn.

Đối với hàng có hạn sử dụng không đồng đều, doanh nghiệp nên cân nhắc FEFO - hết hạn trước, xuất trước. FIFO ưu tiên thời điểm nhập, còn FEFO ưu tiên ngày hết hạn. Hai nguyên tắc có thể cho kết quả khác nhau nếu lô nhập sau lại hết hạn sớm hơn. Bạn có thể xem thêm bài so sánh FIFO và FEFO.

5. Ưu và nhược điểm của FIFO

Ưu điểm của FIFO

FIFO giúp hàng hóa luân chuyển theo trình tự rõ ràng, qua đó mang lại nhiều lợi ích:

• Hạn chế hàng tồn lâu: Lô nhập cũ được xuất trước nên giảm nguy cơ bị bỏ quên trong kho.
• Giảm hư hỏng và lỗi thời: Sản phẩm được đưa ra thị trường sớm hơn trước khi chất lượng hoặc giá trị suy giảm.
• Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc: Doanh nghiệp dễ xác định ngày nhập, mã lô và lịch sử xuất hàng.
• Kiểm soát kho khoa học: Hàng hóa được phân vùng và ghi nhãn theo thứ tự.
• Tối ưu dòng tiền: Hạn chế vốn bị giữ trong những lô tồn kho lâu ngày.
• Nâng cao chất lượng giao hàng: Giảm nguy cơ xuất nhầm hàng cũ, xuống cấp hoặc không còn phù hợp.
• Hỗ trợ kiểm kê: Thứ tự hàng hóa rõ ràng giúp quá trình kiểm tra nhanh và chính xác hơn.

Nhược điểm của FIFO

FIFO cũng đặt ra một số yêu cầu và hạn chế:

• Cần thiết kế layout và hướng di chuyển hàng hợp lý.
• Nhân viên phải tuân thủ chặt chẽ quy trình nhập và xuất.
• Việc quản lý trở nên phức tạp khi kho có nhiều mã hàng và mã lô.
• Có thể cần đầu tư kệ chuyên dụng, mã vạch hoặc phần mềm WMS.
• Sai sót trong ghi nhãn dễ khiến nhân viên lấy nhầm lô.
• Không phải lựa chọn tối ưu nếu thứ tự hết hạn khác với thứ tự nhập kho.
• Một số hệ thống kệ mật độ cao không cho phép tiếp cận trực tiếp lô hàng cũ.

 Bảng so sánh các lợi ích và hạn chế của phương pháp FIFO

Tiêu chí	Lợi ích	Hạn chế
Luân chuyển hàng	Giảm tồn kho lâu ngày	Cần tuân thủ đúng thứ tự
Chất lượng sản phẩm	Hạn chế hư hỏng, lỗi thời	Không thay thế hoàn toàn FEFO
Quản lý lô	Dễ truy xuất	Cần dữ liệu chính xác
Vận hành	Dòng hàng rõ ràng	Yêu cầu layout phù hợp
Chi phí	Giảm tổn thất tồn kho	Có thể phát sinh đầu tư ban đầu

6. FIFO khác gì với LIFO và FEFO?

FIFO, LIFO và FEFO đều là phương pháp xác định thứ tự xuất hàng nhưng dựa trên các tiêu chí khác nhau.

Tiêu chí	FIFO	LIFO	FEFO
Ý nghĩa	Nhập trước - xuất trước	Nhập sau - xuất trước	Hết hạn trước - xuất trước
Căn cứ lựa chọn	Ngày nhập kho	Ngày nhập kho	Ngày hết hạn
Hàng được ưu tiên	Lô nhập sớm nhất	Lô nhập gần nhất	Lô hết hạn sớm nhất
Phù hợp với	Hàng dễ xuống cấp, lỗi thời	Hàng bền, ít ảnh hưởng bởi thời gian	Hàng có hạn sử dụng nghiêm ngặt
Kệ thường dùng	Pallet Flow, Carton Flow, Selective	Drive In, Push Back	Pallet Flow, Selective kết hợp WMS

Điểm cần lưu ý là FIFO không đồng nghĩa hoàn toàn với FEFO. Nếu các lô hàng có thời hạn sử dụng giống nhau và được nhập theo đúng trình tự sản xuất, FIFO có thể hỗ trợ kiểm soát hạn dùng. Tuy nhiên, với dược phẩm, thực phẩm hoặc mỹ phẩm có hạn sử dụng khác nhau, FEFO thường phù hợp hơn.

7. Các loại kệ phù hợp với nguyên tắc FIFO

Hệ thống kệ có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thực hiện FIFO. Một số loại kệ phù hợp gồm:

Kệ con lăn

Kệ con lăn sử dụng đường ray con lăn có độ nghiêng nhất định. Pallet được đưa vào từ một đầu và tự di chuyển về phía đầu xuất nhờ trọng lực. Hàng nhập trước nằm gần vị trí lấy hàng nên hệ thống hỗ trợ FIFO tự nhiên.

Loại kệ này phù hợp với kho thực phẩm, đồ uống, kho lạnh và trung tâm phân phối có lượng pallet luân chuyển lớn.

Kệ Carton Flow

Carton Flow có nguyên lý tương tự Pallet Flow nhưng được thiết kế cho thùng carton, khay nhựa và hàng lấy bằng tay. Hàng được bổ sung ở phía sau và lấy ở phía trước, phù hợp với khu vực soạn đơn.

Kệ Selective

Kệ Selective cho phép xe nâng tiếp cận trực tiếp từng pallet. Hệ thống không tự tạo ra FIFO nhưng có thể vận hành theo nguyên tắc này nếu hàng hóa được gắn mã, phân vùng chính xác và quản lý bằng WMS.

Kệ Drive Through

Kệ DriveThrough có cửa nhập và cửa xuất ở hai đầu riêng biệt. Pallet được đưa vào một phía và lấy ra ở phía đối diện, qua đó hỗ trợ FIFO. Cần phân biệt với Drive In chỉ có một đầu nhập - xuất và thường vận hành theo LIFO.

Lựa chọn kệ cần dựa trên số lượng mã hàng, kích thước pallet, tần suất nhập xuất, diện tích kho và thiết bị nâng đang sử dụng.

8. Hướng dẫn áp dụng FIFO trong kho hàng

Bước 1: Phân loại hàng hóa

Doanh nghiệp cần xác định nhóm sản phẩm bắt buộc áp dụng FIFO, nhóm cần FEFO và nhóm có thể quản lý linh hoạt. Việc phân loại ngay từ đầu giúp tránh áp dụng sai nguyên tắc.

Bước 2: Thiết kế layout kho

Khu nhập, lưu trữ và xuất hàng cần tạo thành luồng di chuyển rõ ràng. Hàng nhập mới không được chắn lối lấy hàng cũ. Với kho có lưu lượng lớn, nên bố trí cửa nhập và cửa xuất riêng.

Bước 3: Gắn mã cho từng lô

Nhãn hàng cần thể hiện tối thiểu mã sản phẩm, mã lô, ngày nhập, số lượng và vị trí lưu trữ. Với hàng có hạn sử dụng, cần ghi thêm ngày sản xuất và ngày hết hạn.

Bước 4: Xác định vị trí lưu trữ

Lô cũ được bố trí tại vị trí dễ tiếp cận; lô mới nằm phía sau hoặc tại đầu nhập của kệ. Không nên để nhiều lô khác nhau trong cùng một vị trí nếu không có dấu hiệu phân biệt rõ ràng.

Bước 5: Kiểm soát quá trình xuất kho

Phiếu lấy hàng hoặc phần mềm WMS phải chỉ định đúng lô cần xuất. Nhân viên cần quét mã để xác nhận trước khi đưa hàng ra khỏi kho.

Bước 6: Kiểm kê định kỳ

Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra hàng đặt sai vị trí, lô lưu kho quá lâu và chênh lệch giữa dữ liệu với thực tế. Các sai lệch cần được xử lý ngay để không phá vỡ trình tự FIFO.

9. Những sai lầm thường gặp khi áp dụng FIFO

• Xếp hàng mới phía trước khiến hàng cũ không thể tiếp cận.
• Chỉ ghi ngày nhập mà không quản lý mã lô.
• Để nhiều lô hàng lẫn nhau trên cùng pallet hoặc ô kệ.
• Sử dụng kệ Drive In một cửa nhưng kỳ vọng vận hành FIFO.
• Không cập nhật dữ liệu ngay sau khi nhập hoặc xuất kho.
• Nhầm FIFO với FEFO đối với hàng có hạn sử dụng.
• Cho phép nhân viên tự chọn pallet thuận tiện nhất.
• Không kiểm tra hàng tồn lâu và vị trí sai định kỳ.
• Thiết kế lối đi không phù hợp với xe nâng.
• Áp dụng một phương pháp cho mọi nhóm sản phẩm.

10. Ví dụ áp dụng FIFO trong thực tế

Một kho đồ uống nhập 100 pallet vào ngày 5 và 120 pallet cùng sản phẩm vào ngày 15. Theo FIFO, khi có đơn xuất 150 pallet, kho sẽ lấy toàn bộ 100 pallet của ngày 5 trước, sau đó lấy thêm 50 pallet của lô ngày 15. Lượng tồn còn lại là 70 pallet thuộc lô nhập sau.

Nếu sử dụng Pallet Flow, lô ngày 5 được đưa vào trước và tự di chuyển về đầu xuất. Lô ngày 15 tiếp tục được bổ sung ở đầu nhập phía sau. Nhân viên chỉ cần lấy pallet tại đầu xuất nên giảm nguy cơ chọn sai lô.

Trong trường hợp lô ngày 15 có hạn sử dụng sớm hơn lô ngày 5, doanh nghiệp cần chuyển sang ưu tiên FEFO. Ví dụ này cho thấy việc lựa chọn phương pháp phải dựa trên đặc điểm thực tế của hàng hóa, không chỉ dựa vào ngày nhập.

11. Câu hỏi thường gặp về FIFO

FIFO là viết tắt của từ gì?

FIFO là viết tắt của “First In, First Out”, nghĩa là hàng được nhập vào trước sẽ được xuất ra trước.

FIFO phù hợp với loại hàng nào?

Phương pháp này phù hợp với thực phẩm, đồ uống, nguyên liệu sản xuất, thời trang, linh kiện điện tử và những sản phẩm dễ giảm chất lượng hoặc lỗi thời theo thời gian.

FIFO và FEFO có giống nhau không?

Không. FIFO ưu tiên ngày nhập kho, còn FEFO ưu tiên ngày hết hạn. Với hàng có hạn sử dụng khác nhau, doanh nghiệp nên sử dụng FEFO.

Kệ Drive In có áp dụng FIFO được không?

Kệ Drive In một cửa thường vận hành theo LIFO. Muốn thực hiện FIFO, doanh nghiệp có thể sử dụng Drive Through với cửa nhập và xuất nằm ở hai đầu.

Kho nhỏ có cần sử dụng phần mềm để thực hiện FIFO không?

Kho nhỏ có thể bắt đầu bằng nhãn ngày nhập, mã lô và sơ đồ vị trí. Khi số lượng mã hàng tăng, phần mềm WMS và mã vạch sẽ giúp giảm sai sót.

Kệ nào hỗ trợ FIFO hiệu quả nhất?

Pallet Flow và Carton Flow hỗ trợ FIFO tự nhiên nhờ hàng được nhập ở một đầu và lấy ở đầu còn lại. Kệ Selective cũng có thể áp dụng nếu kết hợp quy trình và phần mềm quản lý phù hợp.

Nếu doanh nghiệp đang cần thiết kế kho theo nguyên tắc FIFO, Au Viet Rack có thể hỗ trợ khảo sát mặt bằng, tính toán sức chứa và lựa chọn hệ thống kệ Pallet Flow, Carton Flow, Selective hoặc Drive Through phù hợp. Việc thiết kế đúng ngay từ đầu sẽ giúp giảm thao tác xử lý, kiểm soát hàng hóa chính xác và nâng cao hiệu quả vận hành lâu dài.

Doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hoặc nâng cấp hệ thống kệ có thể liên hệ Au Viet Rack để được khảo sát và tư vấn giải pháp phù hợp.

• Hotline: 0933 733 011 - 0944 873 938
• Email: info@auvietrack.com
• Website: Auvietrack.com
• Văn phòng: Tầng 3, Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường Xuân Hòa, TP. HCM
• Nhà máy sản xuất: F5/70D, Ấp 6, Xã Hưng Long, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam