So Sánh Chi Tiết FIFO Và FEFO - Ưu, Nhược Điểm Và Cách Hoạt Động Hiệu Quả

Nguyên tắc FIFO và FEFO là gì? So sánh chi tiết hai phương pháp này – liệu doanh nghiệp bạn đã thực sự hiểu rõ sự khác biệt và cách chọn phương pháp quản lý tồn kho phù hợp nhất? Bài viết này của Au Viet Rack sẽ giúp bạn phân tích chi tiết định nghĩa, nguyên tắc hoạt động, ưu – nhược điểm và cách áp dụng thực tế của FIFO và FEFO. Từ đó, bạn sẽ biết khi nào nên dùng FIFO, khi nào nên dùng FEFO, cũng như cách tối ưu quy trình lưu kho, giảm chi phí và đảm bảo chất lượng hàng hóa. Cùng Au Viet Rack khám phá ngay để tìm ra phương pháp quản lý tồn kho thông minh, hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn!

1. Định nghĩa và nguyên tắc cơ bản của FIFO và FEFO

Khái niệm FIFO

FIFO (First In – First Out) là phương pháp quản lý hàng tồn kho theo nguyên tắc “nhập trước – xuất trước”, tức là lô hàng nào được nhập kho sớm nhất sẽ được xuất ra trước tiên.

Khái niệm FIFO

Cách làm này giúp đảm bảo hàng hóa luôn được luân chuyển liên tục, hạn chế tình trạng hàng tồn lâu hoặc lỗi thời. FIFO thường được áp dụng trong các ngành có sản phẩm dễ hư hỏng, biến đổi chất lượng theo thời gian như thực phẩm, dược phẩm, vật liệu tiêu hao.

Nguyên tắc hoạt động của FIFO:

• Hàng cũ xuất trước: Các sản phẩm được nhập vào sớm hơn sẽ được ưu tiên xuất kho trước.
• Luôn sắp xếp theo thứ tự thời gian nhập: Hệ thống kệ kho, mã hàng, và quy trình nhập xuất phải đảm bảo hàng mới không che khuất hàng cũ.
• Tối ưu vòng quay hàng tồn: Giúp doanh nghiệp giảm thiểu hao hụt, tránh lãng phí do hàng lỗi thời hoặc hết hạn sử dụng.

Khái niệm FEFO

FEFO (First Expired – First Out) là nguyên tắc “hết hạn trước – xuất trước”, tập trung vào yếu tố hạn sử dụng của sản phẩm thay vì thời gian nhập kho. Phương pháp này đảm bảo các sản phẩm có ngày hết hạn gần nhất sẽ được xuất ra trước, giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng và an toàn của hàng hóa.

Khái niệm FEFO

Nguyên tắc hoạt động của FEFO:

• Ưu tiên theo hạn dùng: Hệ thống quản lý phải nhận diện rõ hạn sử dụng của từng lô hàng để sắp xếp thứ tự xuất kho.
• Giảm thiểu rủi ro hàng hết hạn: FEFO giúp doanh nghiệp tránh tổn thất tài chính và uy tín do sản phẩm quá hạn.
• Phù hợp ngành đặc thù: Được sử dụng rộng rãi trong ngành thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, nơi yếu tố an toàn và chất lượng là bắt buộc.

2. Vì sao cần phương pháp quay vòng tồn kho?

Phương pháp quay vòng tồn kho như FIFO và FEFO đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì dòng chảy hàng hóa ổn định và đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Nếu không có chiến lược quản lý tồn kho hợp lý, doanh nghiệp dễ đối mặt với tình trạng hàng hóa ứ đọng, hư hỏng hoặc thất thoát giá trị.

Dưới đây là những lý do cốt lõi:

• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Hàng được xuất theo đúng thứ tự giúp tránh tồn kho lâu, giảm nguy cơ hư hỏng hoặc quá hạn – đặc biệt trong ngành thực phẩm, dược phẩm.
• Tối ưu chi phí lưu kho: Việc quay vòng tồn kho đều đặn giúp giảm chi phí lưu trữ, bảo quản và xử lý hàng lỗi thời, đồng thời tăng vòng quay vốn.
• Duy trì nguồn cung ổn định: Khi hàng hóa được luân chuyển liên tục, quy trình nhập – xuất diễn ra trơn tru, giúp doanh nghiệp phản ứng linh hoạt với nhu cầu thị trường.
• Kiểm soát rủi ro tồn đọng: Phương pháp này giúp doanh nghiệp nắm rõ tuổi thọ hàng tồn, từ đó có kế hoạch nhập – xuất, khuyến mãi, hoặc thanh lý phù hợp.
• Tuân thủ tiêu chuẩn và an toàn: Trong các lĩnh vực có yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng, quay vòng tồn kho đúng cách giúp đáp ứng quy định ISO, HACCP, GMP,…

Vì sao cần phương pháp quay vòng tồn kho?

3. So sánh chi tiết nguyên tắc FIFO và FEFO

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa hai phương pháp quản lý tồn kho phổ biến – FIFO và FEFO, giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp với đặc thù sản xuất và hàng hóa của mình.

4. Khi nào nên dùng FIFO/FEFO

Việc lựa chọn giữa FIFO và FEFO phụ thuộc vào đặc tính hàng hóa, yêu cầu quản lý chất lượng và mục tiêu vận hành kho của doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để xác định khi nào nên áp dụng từng phương pháp:

Nên dùng FIFO khi:

• Hàng hóa có hạn sử dụng dài hoặc không bị hư hỏng theo thời gian, ví dụ: vật tư cơ khí, linh kiện điện tử, sắt thép, thiết bị công nghiệp.
• Doanh nghiệp ưu tiên tốc độ luân chuyển và tối ưu không gian kho hơn là yếu tố hạn sử dụng.
• Hệ thống quản lý kho còn thủ công (chưa có phần mềm theo dõi hạn dùng) – vì FIFO dễ triển khai, ít tốn chi phí vận hành.
• Mục tiêu chính là giảm hàng tồn lâu, đảm bảo hàng hóa được quay vòng liên tục.

Nên dùng FEFO khi:

• Sản phẩm có hạn sử dụng cụ thể và ngắn hạn, như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, hóa chất.
• Doanh nghiệp yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn, chất lượng (ISO, GMP, HACCP, v.v.).
• Kho hàng được quản lý bằng hệ thống phần mềm (ERP, WMS) có khả năng gắn mã lô, hạn dùng và cảnh báo sản phẩm sắp hết hạn.
• Chiến lược kinh doanh ưu tiên bảo vệ thương hiệu và uy tín, đảm bảo khách hàng luôn nhận sản phẩm tươi mới, còn hạn sử dụng dài.

5. Kết luận

Tóm lại, FIFO và FEFO là hai nguyên tắc quản lý tồn kho quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và xuất nhập hàng, giảm thiểu rủi ro tồn đọng, hư hỏng và đảm bảo chất lượng sản phẩm. FIFO phù hợp với hàng hóa bền, cần luân chuyển đều, trong khi FEFO là lựa chọn lý tưởng cho các sản phẩm có hạn sử dụng hoặc yêu cầu cao về an toàn. Việc lựa chọn hoặc kết hợp linh hoạt hai phương pháp tùy theo đặc thù hàng hóa và năng lực quản lý sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành kho, tiết kiệm chi phí và củng cố uy tín thương hiệu trên thị trường.

6. FAQs

Doanh nghiệp nên chọn FIFO hay FEFO?

Doanh nghiệp nên chọn FIFO nếu hàng hóa không có hạn sử dụng hoặc tuổi thọ dài (vật tư, linh kiện, cơ khí...). Ngược lại, chọn FEFO nếu sản phẩm có hạn dùng rõ ràng, dễ hư hỏng hoặc chịu kiểm định chất lượng nghiêm ngặt như thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, dược phẩm.

Vì sao cần áp dụng phương pháp quay vòng tồn kho như FIFO và FEFO?

Vì các phương pháp này giúp tối ưu vòng quay hàng hóa, giảm chi phí lưu kho, đảm bảo chất lượng sản phẩm và duy trì dòng chảy hàng hóa ổn định. Nếu không áp dụng, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng hàng tồn lâu, lỗi thời hoặc hết hạn.

Có thể kết hợp FIFO và FEFO trong cùng một kho hàng không?

Có. Nhiều doanh nghiệp hiện nay kết hợp linh hoạt cả FIFO và FEFO để vừa tối ưu vòng quay hàng hóa, vừa đảm bảo chất lượng theo hạn sử dụng – đặc biệt với kho chứa nhiều loại sản phẩm khác nhau.

FIFO và FEFO có ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp không?

Có. Quản lý tồn kho bằng FIFO hoặc FEFO giúp giảm hao hụt, tránh hư hỏng, tối ưu dòng tiền và từ đó tăng lợi nhuận tổng thể. Doanh nghiệp áp dụng đúng nguyên tắc tồn kho sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho và thất thoát hàng hóa.