Nguyên Tắc FEFO Là Gì? Những Điều Cần Biết Về FEFO

Trong các ngành có sản phẩm nhạy cảm về thời gian như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm hay hóa chất, việc kiểm soát hạn sử dụng là yếu tố sống còn để đảm bảo chất lượng và uy tín thương hiệu. Đó là lý do phương pháp FEFO, hay còn gọi là nguyên tắc hết hạn trước – xuất trước, được xem là giải pháp quản lý hàng tồn kho tối ưu hiện nay. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ FEFO là gì, cơ chế hoạt động của nguyên tắc này trong kho hàng, cũng như ưu – nhược điểm và thời điểm phù hợp để áp dụng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm cách nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý tồn kho thông minh, FEFO chính là hướng đi đáng cân nhắc.

1. FEFO là gì?

FEFO (First Expired, First Out) hay còn gọi là phương pháp hết hạn trước - xuất trước. Đây là phương pháp quản lý hàng tồn kho ưu tiên xuất những sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất trước, bất kể thời điểm nhập hàng. Nguyên tắc này đảm bảo hàng hóa được luân chuyển dựa trên ngày hết hạn, thay vì thứ tự nhập kho như các phương pháp truyền thống.

Khác với FIFO tập trung vào thời gian nhập hàng, quy tắc FEFO giúp doanh nghiệp tối thiểu hóa thất thoát do hàng quá hạn. Phương pháp này đặc biệt quan trọng với các ngành có sản phẩm nhạy cảm với thời gian - nơi mà việc để hàng hết hạn không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Trong thực tế kho vận, việc áp dụng chiến lược xuất kho theo hạn sử dụng yêu cầu hệ thống theo dõi chặt chẽ từng lô hàng, ghi nhận đầy đủ thông tin expiry date và tổ chức kho bãi khoa học để nhân viên dễ dàng nhận diện và ưu tiên sản phẩm cần xuất trước.

FEFO là gì?

2. Cơ chế hoạt động của FEFO trong kho hàng

Cơ chế vận hành của phương pháp FEFO dựa trên quy trình 4 bước cốt lõi nhằm đảm bảo hàng hóa được luân chuyển khoa học:

• Bước 1: Ghi nhận thông tin chi tiết khi nhập kho: Mỗi lô hàng được gắn mã định danh riêng, kèm theo dữ liệu về ngày sản xuất, hạn sử dụng và vị trí lưu trữ. Hệ thống WMS tự động cập nhật expiry date để xác định độ ưu tiên xuất kho.
• Bước 2: Sắp xếp hàng theo nguyên tắc hạn sử dụng: Sản phẩm có thời hạn gần nhất được bố trí ở vị trí dễ tiếp cận nhất - thường là hàng đầu, tầng giữa hoặc gần lối đi chính. Nguyên tắc này giúp nhân viên picking nhanh chóng nhận diện hàng cần xuất trước.
• Bước 3: Cảnh báo tự động và kiểm soát chặt chẽ: Hệ thống phát đi thông báo khi sản phẩm sắp hết hạn (thường 30-60 ngày trước), cho phép bộ phận kinh doanh chủ động điều chỉnh chiến lược bán hàng hoặc xử lý tồn kho.
• Bước 4: Xuất kho theo thứ tự ưu tiên: Khi có đơn hàng, quy trình xuất kho ưu tiên lô hàng có hạn sử dụng gần nhất, bất kể lô đó nhập kho sau hay trước. Điều này đảm bảo khách hàng nhận sản phẩm còn thời gian sử dụng tối đa.

Để cơ chế này vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp giữa công nghệ quản lý kho thông minh với đào tạo nhân sự am hiểu về tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình.

3. Ưu và nhược điểm của nguyên tắc FEFO

Nguyên tắc FEFO (First Expired – First Out) giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tối ưu vận hành kho. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nổi bật, phương pháp này cũng tồn tại một số hạn chế cần lưu ý.

Ưu điểm của FEFO:

• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Hàng gần hết hạn được xuất trước, giúp hạn chế tối đa tình trạng hàng hỏng, giảm tổn thất và rủi ro khi phân phối.
• Tuân thủ quy định an toàn và tiêu chuẩn ngành: FEFO đặc biệt phù hợp cho các ngành thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm – nơi yêu cầu kiểm soát hạn sử dụng nghiêm ngặt.
• Tối ưu không gian và quy trình quản lý: Khi hàng hóa được sắp xếp logic theo ngày hết hạn, việc truy xuất và xuất kho diễn ra nhanh chóng, giảm thời gian tìm kiếm.
• Tăng uy tín thương hiệu: Duy trì chất lượng sản phẩm ổn định giúp doanh nghiệp tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.

Ưu điểm của FEFO

Nhược điểm của FEFO:

• Yêu cầu hệ thống quản lý dữ liệu chính xác: Nếu không có phần mềm hoặc mã định danh rõ ràng, việc theo dõi hạn sử dụng sẽ dễ sai sót.
• Tốn công trong kiểm kê và sắp xếp: So với FIFO, FEFO đòi hỏi nhân viên kho phải thường xuyên kiểm tra và luân chuyển hàng hóa theo ngày hết hạn.
• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Do cần phần mềm, mã vạch và quy trình chặt chẽ, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí khi triển khai ban đầu.

4. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng FEFO?

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần áp dụng nguyên tắc FEFO. Phương pháp này đặc biệt phù hợp khi hàng hóa có hạn sử dụng rõ ràng, chất lượng bị ảnh hưởng theo thời gian hoặc khi doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn an toàn nghiêm ngặt.

Doanh nghiệp nên áp dụng FEFO trong các trường hợp sau:

• Sản phẩm có hạn sử dụng cụ thể: Áp dụng hiệu quả cho thực phẩm, đồ uống, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, hoặc bất kỳ mặt hàng nào dễ hư hỏng theo thời gian.
• Doanh nghiệp cần kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt: FEFO giúp đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng luôn trong tình trạng tốt nhất, đáp ứng tiêu chuẩn ngành và yêu cầu kiểm định.
• Kho có lượng hàng luân chuyển lớn: FEFO giúp giảm sai sót trong quá trình xuất nhập và hỗ trợ nhân viên kho dễ dàng nhận diện hàng sắp hết hạn.
• Doanh nghiệp hướng tới hệ thống quản lý tự động: Khi ứng dụng phần mềm quản lý kho (WMS), mã vạch, RFID, FEFO phát huy tối đa hiệu quả trong việc truy xuất và luân chuyển hàng hóa.
• Khi doanh nghiệp muốn giảm thiểu thất thoát: Việc xuất hàng theo hạn sử dụng giúp tránh tồn kho hỏng, tiết kiệm chi phí xử lý và nâng cao lợi nhuận.

5. Kết luận

Nguyên tắc FEFO là giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp kiểm soát hạn sử dụng, duy trì chất lượng sản phẩm và giảm thiểu rủi ro hàng hỏng. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các ngành như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, nơi yêu cầu bảo đảm an toàn và tuân thủ tiêu chuẩn nghiêm ngặt. Tuy nhiên, để FEFO phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống quản lý kho hiện đại, kết hợp mã vạch, RFID và quy trình vận hành chặt chẽ. Khi được triển khai đúng cách, FEFO không chỉ giúp tối ưu tồn kho và tiết kiệm chi phí, mà còn góp phần nâng cao uy tín thương hiệu và niềm tin của khách hàng trong dài hạn.

6. FAQs

1. Doanh nghiệp nào nên áp dụng nguyên tắc FEFO?

FEFO phù hợp cho các ngành hàng nhạy cảm với thời gian như: thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất hoặc sản phẩm có hạn sử dụng rõ ràng. Các doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng, tuân thủ tiêu chuẩn an toàn và giảm rủi ro hàng hỏng nên áp dụng phương pháp này.

2. FEFO có cần phần mềm quản lý kho không?

Có. FEFO hoạt động hiệu quả nhất khi kết hợp phần mềm quản lý kho (WMS) hoặc hệ thống mã vạch, RFID. Những công cụ này giúp tự động theo dõi hạn sử dụng, cảnh báo hàng sắp hết hạn và hỗ trợ xuất hàng chính xác.

3. FEFO giúp doanh nghiệp giảm thất thoát tồn kho như thế nào?

Bằng cách ưu tiên xuất hàng gần hết hạn, FEFO ngăn chặn tình trạng hàng bị hư hỏng hoặc quá hạn trong kho. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí xử lý hàng lỗi và tối đa hóa lợi nhuận.

4. Khi nào nên chọn FEFO thay vì FIFO?

Doanh nghiệp nên chọn FEFO khi sản phẩm có hạn sử dụng rõ ràng và ảnh hưởng đến chất lượng theo thời gian. Trong khi đó, FIFO phù hợp hơn với hàng không có hạn dùng cụ thể như vật liệu xây dựng, kim loại hoặc linh kiện cơ khí.