So sánh kho chung và kho riêng: Đâu là giải pháp tối ưu?

Khi nhu cầu lưu trữ hàng hóa tăng lên, doanh nghiệp thường đứng trước hai lựa chọn: thuê kho chung để sử dụng không gian có sẵn hoặc đầu tư kho riêng để chủ động hơn trong quản lý và vận hành. Mỗi phương án có cách tính chi phí, mức độ kiểm soát và yêu cầu đầu tư khác nhau. Vì vậy, lựa chọn kho chung hay kho riêng không đơn giản là so sánh giá thuê, mà cần nhìn vào lượng hàng, thời gian sử dụng, đặc điểm sản phẩm và cách doanh nghiệp tổ chức hoạt động kho.

1. Kho chung và kho riêng là gì?

Kho chung là gì? 

Kho chung, hay Public Warehouse, là mô hình kho được vận hành bởi một đơn vị cung cấp dịch vụ. Nhiều doanh nghiệp cùng thuê và sử dụng các khu vực lưu trữ trong cùng một kho.

Doanh nghiệp không cần tự xây dựng nhà kho hay đầu tư toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất. Đơn vị vận hành kho thường cung cấp các dịch vụ như tiếp nhận hàng, lưu trữ, xuất nhập hàng, quản lý tồn kho, đóng gói hoặc xử lý đơn hàng tùy theo thỏa thuận.

Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có lượng hàng chưa ổn định, mới mở rộng thị trường hoặc chưa muốn bỏ một khoản vốn lớn cho kho bãi.

Kho riêng là gì?

Kho riêng hay Private Warehouse, là kho được doanh nghiệp sở hữu hoặc thuê riêng để phục vụ hoạt động lưu trữ của mình. Không gian kho được tổ chức theo nhu cầu của một doanh nghiệp thay vì chia sẻ với nhiều đơn vị khác.

Kho riêng cho phép doanh nghiệp chủ động hơn về layout, hệ thống kệ, khu vực nhập xuất, cách phân loại hàng và quy trình vận hành. Đổi lại, doanh nghiệp phải chịu phần lớn chi phí liên quan đến mặt bằng, nhân sự, thiết bị, kệ kho, phần mềm quản lý và bảo trì.

2. So sánh kho chung và kho riêng

Điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất nằm ở mức độ chủ động. Kho chung giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng đầu tư ban đầu, trong khi kho riêng cho phép kiểm soát gần như toàn bộ hoạt động lưu trữ.

3. Ưu và nhược điểm của kho chung

Ưu điểm

Kho chung phù hợp với những doanh nghiệp chưa muốn dành nhiều vốn cho kho bãi.

Chi phí đầu tư ban đầu thấp: Không phải xây dựng kho, mua hệ thống kệ hoặc đầu tư toàn bộ thiết bị ngay từ đầu.

Dễ thay đổi diện tích: Khi lượng hàng tăng hoặc giảm, doanh nghiệp có thể điều chỉnh diện tích thuê theo hợp đồng và khả năng cung cấp của đơn vị vận hành.

Có sẵn cơ sở vật chất: Kho thường đã có khu vực nhập hàng, xuất hàng, kệ lưu trữ, thiết bị nâng hạ và nhân sự vận hành.

Có thể thuê thêm dịch vụ: Một số đơn vị cung cấp cả dịch vụ quản lý tồn kho, picking, đóng gói và giao nhận.

Nhược điểm

Đổi lại, doanh nghiệp sẽ ít chủ động hơn so với việc vận hành kho riêng.

Không gian và layout có thể không hoàn toàn phù hợp với đặc thù hàng hóa. Quy trình nhập xuất cũng phải tuân theo quy định của đơn vị vận hành.

Nếu lượng hàng duy trì ở mức cao trong thời gian dài, chi phí thuê kho chung có thể trở thành khoản chi đáng kể. Doanh nghiệp cũng khó tự do bố trí hệ thống kệ hoặc thay đổi quy trình khi nhu cầu vận hành thay đổi.

4. Ưu và nhược điểm của kho riêng

Ưu điểm

Kho riêng phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động lưu trữ ổn định và muốn kiểm soát kho theo cách riêng.

Doanh nghiệp có thể thiết kế layout theo hàng hóa và quy trình thực tế, từ vị trí cửa nhập, khu vực staging đến khu vực lưu trữ và picking.

Hệ thống kệ cũng có thể lựa chọn theo từng nhóm hàng. Chẳng hạn:

• Hàng pallet, nhiều SKU: kệ Selective.
• Hàng cần mật độ lưu trữ cao: Drive-in hoặc Radio Shuttle.
• Hàng dài, ống, thép, gỗ: kệ Tay Đỡ.
• Hàng thùng, hàng phụ trợ: kệ Trung Tải.
• Khuôn mẫu, hàng nặng: kệ Khuôn.
• Kho có yêu cầu tự động hóa: kết hợp WMS, WCS, conveyor, AS/RS hoặc AMR.
  
  

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình nhập xuất, kiểm kê và quản lý tồn kho theo yêu cầu riêng.

Nhược điểm

Nhược điểm lớn nhất là chi phí đầu tư và chi phí vận hành.

Ngoài tiền thuê hoặc xây dựng mặt bằng, doanh nghiệp còn phải tính đến hệ thống kệ, pallet, xe nâng, camera, PCCC, phần mềm quản lý kho, nhân sự và chi phí bảo trì.

Nếu kho được thiết kế quá lớn so với nhu cầu thực tế, phần diện tích bỏ trống vẫn tạo ra chi phí. Đây là vấn đề thường gặp khi doanh nghiệp dự báo sản lượng tăng nhanh nhưng tốc độ tăng trưởng thực tế thấp hơn dự kiến.

5. Khi nào nên chọn kho chung?

Kho chung thường là lựa chọn hợp lý nếu doanh nghiệp thuộc một trong các trường hợp sau:

Doanh nghiệp mới hoạt động hoặc mới mở rộng thị trường. Chưa có đủ dữ liệu để xác định nhu cầu diện tích kho trong vài năm tới.

Lượng hàng biến động mạnh. Có thời điểm cần nhiều diện tích nhưng những tháng khác lượng tồn kho giảm đáng kể.

Muốn giảm vốn đầu tư ban đầu. Thay vì bỏ tiền xây dựng và trang bị kho, doanh nghiệp trả chi phí theo diện tích hoặc dịch vụ sử dụng.

Hoạt động phân phối cần triển khai nhanh. Thuê kho có sẵn thường giúp doanh nghiệp đưa hàng vào vận hành sớm hơn so với việc xây dựng kho mới.

6. Khi nào nên đầu tư kho riêng?

Kho riêng đáng cân nhắc khi doanh nghiệp có lượng hàng tương đối ổn định và sử dụng kho trong thời gian dài.

Một số dấu hiệu thường gặp:

• Diện tích thuê kho chung ngày càng lớn.
• Chi phí thuê kho chiếm tỷ trọng đáng kể trong chi phí logistics.
• Hàng hóa có yêu cầu bảo quản hoặc xử lý đặc biệt.
• Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt quy trình nhập, xuất và tồn kho.
• Cần thiết kế hệ thống kệ theo kích thước và tải trọng riêng.
• Có nhu cầu triển khai WMS, WCS hoặc tự động hóa.
• Kho phải đáp ứng các yêu cầu riêng về an toàn, nhiệt độ, bảo mật hoặc truy xuất hàng hóa.

Với doanh nghiệp có sản lượng ổn định trong nhiều năm, việc đầu tư kho riêng có thể giúp kiểm soát tốt hơn chi phí và năng lực vận hành về lâu dài.

7. Kho chung hay kho riêng có chi phí thấp hơn?

Kho chung thường có chi phí đầu tư ban đầu thấp, nhưng doanh nghiệp phải trả tiền thuê trong suốt thời gian sử dụng. Kho riêng cần vốn đầu tư lớn hơn nhưng đổi lại doanh nghiệp có quyền chủ động với tài sản và cách vận hành.

Khi tính toán, không nên chỉ lấy:

Giá thuê kho chung < Chi phí đầu tư kho riêng

mà nên tính tổng chi phí trong cùng một khoảng thời gian.

Có thể xem xét các khoản:

Kho chung:

Tiền thuê + phí quản lý + phí nhập xuất + phí lưu trữ + phí nhân công + dịch vụ giá trị gia tăng.

Kho riêng:

Mặt bằng + xây dựng/cải tạo + kệ kho + xe nâng + nhân sự + WMS + điện nước + PCCC + bảo trì + khấu hao thiết bị.

Ví dụ, một doanh nghiệp có lượng hàng nhỏ và biến động theo mùa có thể thấy kho chung tiết kiệm hơn. Nhưng nếu doanh nghiệp duy trì vài nghìn pallet quanh năm, bài toán sẽ khác. Khi đó cần tính chi phí trên mỗi pallet hoặc mỗi vị trí lưu trữ trong toàn bộ thời gian sử dụng.

8. Bảng lựa chọn nhanh giữa kho chung và kho riêng

9. Có thể kết hợp kho chung và kho riêng không?

Có.

Trên thực tế, doanh nghiệp không nhất thiết phải chọn một phương án duy nhất.

Một mô hình khá phổ biến là sử dụng kho riêng làm kho chính, đồng thời thuê kho chung để xử lý lượng hàng tăng đột biến, hàng theo mùa hoặc làm kho tạm trong thời gian mở rộng.

Ví dụ, doanh nghiệp FMCG có thể duy trì lượng tồn kho thường xuyên tại kho riêng. Trước Tết hoặc các đợt khuyến mãi lớn, lượng hàng tăng cao thì thuê thêm kho chung để bổ sung sức chứa.

Cách này giúp doanh nghiệp tránh việc xây kho quá lớn chỉ để đáp ứng nhu cầu trong một vài thời điểm cao điểm.

10. Doanh nghiệp nên dựa vào đâu để lựa chọn?

Trước khi quyết định, nên trả lời ít nhất 6 câu hỏi:

• Lượng hàng trung bình và lượng hàng cao điểm là bao nhiêu?
• Doanh nghiệp cần bao nhiêu pallet hoặc vị trí lưu trữ?
• Hàng hóa có yêu cầu đặc biệt về nhiệt độ, an toàn hoặc bảo quản không?
• Tần suất nhập xuất hàng mỗi ngày như thế nào?
• Doanh nghiệp dự kiến sử dụng kho trong bao lâu?
• Tổng chi phí kho chung và kho riêng trong 3-5 năm chênh lệch bao nhiêu?

Nếu chưa có số liệu cụ thể, quyết định dựa trên giá thuê hiện tại rất dễ sai. Đặc biệt với kho riêng, cần tính cả chi phí đầu tư hệ thống kệ và thiết bị ngay từ giai đoạn lập phương án.

Hi vọng qua bài viết này, doanh nghiệp có thể hình dung rõ hơn sự khác biệt giữa kho chung và kho riêng để lựa chọn phương án phù hợp với lượng hàng, ngân sách và kế hoạch phát triển của mình. Nếu lựa chọn kho riêng, việc tính đúng sức chứa, diện tích và hệ thống kệ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế đáng kể chi phí phát sinh trong quá trình vận hành.